Podatki VAT i cła na platformie Shopify: Jak rozliczać zakupy w hurtowni Matterhorn?

Wstęp

Zakupy hurtowe wiążą się nie tylko z optymalizacją kosztów, ale również z obowiązkiem prawidłowego rozliczenia podatków. W przypadku platformy Shopify oraz zakupów w hurtowni Matterhorn, kluczową kwestią jest naliczenie podatku VAT oraz ewentualnych ceł w zależności od miejsca wysyłki zamówienia. W tym artykule omówimy, jakie podatki mogą zostać naliczone, jakie procedury obowiązują przedsiębiorców z Unii Europejskiej posiadających numer VAT UE, oraz jak działa procedura VAT OSS.

Zanim rozpoczniesz sprzedaż i kalkulację swoich marż musisz pamiętać o tym, że produkty kupowane w hurtowniach w modelu dropshippingu są cenami NETTO a ich finalna cena będzie się różnić w zależności od tego do jakiego kraju finalnie trafi towar. To twój klient jest płatnikiem VAT i musisz obciążyć jego tym podatkiem. Shopify posiada wbudowane mechanizmy, które ułatwiają naliczanie podatku dla klienta indywidualnego z krajów UE. Jeśli posiadasz sklep w innym systemie musisz sprawdzić czy ma on wbudowane mechanizmy do tego celu. 

1. Jaki VAT wystawi Matterhorn mojej firmie?

Hurtownia Matterhorn ma siedzibę w Polsce, co oznacza, że obowiązują ją przepisy podatkowe UE w zakresie podatku VAT. W zależności od tego, dokąd jest wysyłane zamówienie, obowiązują różne zasady naliczania podatku VAT:

a) Zakupy przez firmę z Polski

Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Polsce, hurtownia Matterhorn naliczy standardową polską stawkę VAT (23%) do Twojego zamówienia. Podatek ten jest doliczany do faktury i należy go rozliczyć zgodnie z lokalnymi przepisami.

b) Zakupy przez firmę z UE posiadającą unijny numer VAT

Jeżeli Twoja firma jest zarejestrowana w innym kraju Unii Europejskiej i posiada ważny numer VAT UE, zakupy w hurtowni Matterhorn mogą zostać rozliczone w procedurze odwrotnego obciążenia. Oznacza to, że:

• Hurtownia Matterhorn wystawi fakturę bez VAT.

• Obowiązek rozliczenia podatku VAT przechodzi na nabywcę (czyli Twoją firmę), zgodnie ze stawką VAT obowiązującą w Twoim kraju.

Aby skorzystać z tej opcji, numer VAT UE musi być zweryfikowany w systemie VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/).

Ważne! Faktura z 0% VAT nie oznacza, że możesz sprzedawać towary bez naliczenia podatku. Musisz rozliczyć VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami w swoim kraju, stosując właściwą stawkę podatkową dla klientów końcowych.

c) Zakupy przez firmę z UE bez aktywnego numeru VAT lub firmę spoza UE z dostawą do UE

Jeśli Twoja firma znajduje się w Unii Europejskiej, ale nie posiada aktywnego numeru VAT UE, Matterhorn doliczy do faktury VAT według stawki kraju docelowego, a nie polską stawkę 23%. Wynika to z przepisów unijnych dotyczących sprzedaży B2C, które nakładają obowiązek stosowania VAT kraju, do którego trafia towar.

Jeżeli natomiast Twoja firma znajduje się poza UE, ale zamówienie ma zostać wysłane do kraju Unii Europejskiej, Matterhorn również naliczy VAT według stawki kraju docelowego. W takim przypadku obowiązuje zasada, że VAT nalicza się zgodnie z miejscem dostawy towaru.

Dodatkowo, nawet będąc firmą spoza UE, jeśli sprzedajesz towary do klientów w UE, musisz zarejestrować się do VAT OSS.

Jak zarejestrować się do VAT OSS?

1. Wybierz kraj UE, w którym chcesz dokonać rejestracji (najczęściej jest to pierwszy kraj, do którego wysyłasz towary).

2. Złóż wniosek o rejestrację do systemu VAT OSS na stronie internetowej lokalnego urzędu skarbowego.

3. Po uzyskaniu rejestracji, co kwartał musisz składać deklarację VAT OSS, w której raportujesz sprzedaż do klientów w różnych krajach UE.

4. Następnie płacisz VAT według stawek poszczególnych krajów UE bez konieczności rejestrowania się oddzielnie w każdym kraju.

2. Jak pobierać podatek VAT od kupujących w sklepie Shopify w zależności od kraju docelowego

Jeśli prowadzisz sprzedaż na Shopify i wysyłasz towary do klientów w różnych krajach UE, obowiązuje Cię procedura VAT OSS (One Stop Shop). Oto jak to działa:

1. Sprzedaż do klientów w UE:

   • Jeśli Twoja sprzedaż do klientów indywidualnych w innych krajach UE przekroczy próg 10 000 EUR rocznie, musisz zarejestrować się do VAT OSS.

   • Shopify pozwala na automatyczne naliczanie VAT w zależności od kraju dostawy.

2. Rejestracja do VAT OSS:

   • Firmy mogą zarejestrować się do VAT OSS w swoim kraju rezydencji.

   • Podatek VAT naliczany według stawki kraju odbiorcy musi być zgłaszany w deklaracji VAT OSS co kwartał.

3. Zalety VAT OSS:

   • Możesz rozliczać VAT dla wszystkich krajów UE w jednym miejscu, zamiast rejestrować się oddzielnie w każdym państwie.

   • Shopify umożliwia przypisanie właściwych stawek VAT w panelu administracyjnym.

4. Sprzedaż do klientów spoza UE:

   • Jeśli sprzedajesz towary do klientów spoza UE, VAT nie jest naliczany przy sprzedaży, ale kupujący może zostać obciążony cłem i podatkiem importowym w swoim kraju.

   • Warto poinformować klientów o ewentualnych dodatkowych opłatach celnych przed zakupem.

   • Shopify umożliwia skonfigurowanie sprzedaży poza UE jako "eksport" bez naliczania VAT.

3. Cła i inne opłaty

Cło jest naliczane w przypadku wysyłki towarów poza UE. Shopify nie obsługuje automatycznego naliczania ceł, dlatego ważne jest:

• Sprawdzenie taryf celnych dla danego kraju importu.

• Informowanie klientów o możliwych dodatkowych opłatach przy odbiorze paczki.

• Ustalanie z przewoźnikami opcji DDP (Delivered Duty Paid) lub DDU (Delivered Duty Unpaid).

4. Jak poprawnie skonfigurować VAT w Shopify?

Aby zapewnić prawidłowe naliczanie podatków na platformie Shopify:

1. Przejdź do ustawień podatkowych w Shopify.

2. Dodaj kraje, do których sprzedajesz i przypisz odpowiednie stawki VAT.

3. Włącz VAT OSS, jeśli obowiązuje Cię ta procedura.

4. Ustaw odwrotne obciążenie dla transakcji B2B, aby uniknąć naliczania VAT dla firm z numerem VAT UE.

5. Zintegruj Shopify z narzędziami księgowymi, aby ułatwić raportowanie VAT.

Ustawienia VAT znajdziesz w sekcji "Tax and duties" w ustawieniach swojego Shopify - na liście znajdź "Europe Union" i przejdź do edycji.

Wybierz kraj w którym zarejestrowałeś się do VAT OSS i wpisz swój numer VAT.

Proces rejestracji do usłigi VAT OSS znajdziesz na stronie https://vat-one-stop-shop.ec.europa.eu/one-stop-shop/register-oss_en 

Podsumowanie

Podatek VAT i cła to kluczowe aspekty sprzedaży na Shopify i zakupów w hurtowni Matterhorn. W zależności od lokalizacji Twojej firmy oraz klientów obowiązują różne zasady, w tym konieczność rejestracji do VAT OSS dla firm spoza UE sprzedających do klientów w UE.

Brak znajomości tego tematu jest pułapką dla osób, które chcą rozpocząć sprzedaż w sieci - jeżeli masz wątpliwości dopytaj swojego księgowego jaki scenariusz jest odpowiedni dla Twojego sklepu.